24 Temmuz 2025 tarihli ve 32965 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 7555 sayılı Türk Parasının Kıymetini Koruma Hakkında Kanun ile Bazı Kanunlarda ve 635 Sayılı KHK’de Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun ile 4857 sayılı İş Kanunu’nun 109. maddesi değiştirilmiştir. Bu değişiklikle birlikte, iş hukukunda uzun süredir tartışmalı olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden bildirim yapılması ilk kez açıkça kanuni zemine oturtulmuştur.
Yeni düzenleme ile birlikte, işçinin yazılı onayı alınması ve KEP adresinin bulunması şartıyla, bazı iş hukuku bildirimlerinin KEP yoluyla yapılması ve bu bildirimlerin yazılı/imzalı bildirimle eşdeğer kabul edilmesi mümkün hale gelmiştir.
Ancak, iş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimlerin KEP sistemi dışında tutulduğu, bu tür işlemlerin her halükarda yazılı olarak yapılması gerektiği düzenlemede açıkça belirtilmiştir.
1- Eski ve Yeni Düzenleme: Karşılaştırmalı Yaklaşım
Eski Metin (Eski m.109):
“Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. Ancak, 7201 sayılı Kanun kapsamına giren tebligat anılan Kanun hükümlerine göre yapılır.
Yeni Metin (Yeni m.109):
“Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında veya işçinin yazılı kabulü şartıyla elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olan kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı üzerinden gönderilmek suretiyle yapılması gerekir. İş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimler her hâlde yazılı yapılır. Yazılı bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. Ancak, 11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu kapsamına giren tebligat anılan Kanun hükümlerine göre yapılır.
KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetler işveren tarafından karşılanır. Bu maddede belirtilen elektronik bildirimler KEP sistemi ile ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılır.”
Bu kapsamda artık, işçinin açık rızası alınmak koşuluyla KEP üzerinden gönderilen belgeler de yazılı bildirim sayılacaktır.
2- Uygulamada Ne Değişti?
Yeni düzenleme öncesinde, işverenler tarafından KEP yoluyla yapılan bildirimler, hukuken geçerli sayılmamakta ya da geçerliliği tartışmalı olmaktaydı. Özellikle ücret bordroları ve hesap pusulalarının KEP yoluyla gönderilmesi, mahkeme kararlarında imzalı bildirim olarak kabul edilmemekteydi.
Örnek Kararlar:
- Samsun BAM 8. HD, E. 2023/349, K. 2023/1085, T. 22.06.2023
“KEP ile gönderilen bordrolar imzalı sayılmayacağından, davacının davasının taleple bağlı kalınarak kabulüne karar vermek gerekmiştir.”
- İzmir BAM 9. HD, E. 2017/374, K. 2017/767, T. 29.06.2017
“Personelin bordroya yazılı olarak itiraz etmemesi, fazla mesai alacağının Anayasa ve yasalardan doğan hakkını ortadan kaldırmaz.”
Ancak yeni düzenlemeyle birlikte, KEP sistemiyle gönderilen bordro ve benzeri belgeler, yazılı ve geçerli bildirim olarak kabul edilecektir. Böylece işverenlerin ispat yükünü kolaylaştıran önemli bir adım atılmıştır.
3- KEP ile Yapılabilecek Bildirimlere Örnekler
İşçinin yazılı onayı ve KEP adresi bulunması kaydıyla KEP üzerinden yapılabilecek bildirimlere örnekler:
- Devamsızlık veya disiplinsizlik nedeniyle ihtar veya uyarı yazıları
- Görev yeri veya pozisyon değişikliği bildirimleri
- Performans değerlendirme sonuçları
- İzin taleplerinin reddi veya kabulü
- Fazla mesaiye onay alma yazıları
- İSG bilgilendirme ve talimatları
- Ücret hesap pusulası ve bordrolar
Ancak tekrar vurgulamak gerekir ki, iş akdinin feshi gibi sonuç doğuran işlemler, KEP kapsamı dışındadır ve yalnızca fiziki yazılı belgeyle yapılabilir.
4- KEP Kullanımına İlişkin Şartlar
Yeni düzenlemeye göre KEP ile bildirim yapılabilmesi için:
- İşçiden yazılı muvafakat alınması
- İşçiye ait kişisel KEP adresinin bulunması
- KEP kullanımına dair tüm maliyetlerin işveren tarafından karşılanması
gerekmektedir.
Düzenlemede “maliyet” kapsamı açık şekilde tanımlanmasa da, bildirim gönderme, sistem üyelikleri, e-imza veya kep adresi edinme giderlerinin de işverence karşılanması gerektiği kabul edilmektedir.
Sonuç ve Değerlendirme
4857 sayılı Kanun’un 109. maddesinde yapılan bu değişiklik, iş hukukunda dijitalleşme yönünde atılmış önemli bir adımı temsil etmektedir. Artık işverenler, işçinin onayını almak suretiyle birçok bildirimi zaman, kağıt ve tebligat masrafı harcamadan KEP yoluyla güvenli ve geçerli biçimde yapabilecektir.
Ayrıca daha önce imzalı kabul edilmeyen KEP üzerinden gönderilen bordroların, artık hukuken geçerli sayılacak olması, uygulamada önemli bir ispat avantajı sağlayacaktır.
Buna karşın iş sözleşmesinin feshine ilişkin bildirimlerin yalnızca yazılı ve imzalı şekilde yapılabileceği kuralı aynen korunmuştur. Bu yönüyle kanun, dijital kolaylığı tanırken iş güvencesi ilkesini de göz ardı etmemiştir.
İşverenlerin bu yeni uygulamayı hayata geçirmeden önce:
- İşçilere ait KEP adreslerini edinmeleri,
- Yazılı muvafakatnameleri arşivlemeleri,
- KEP üzerinden gönderilen bildirimleri usulüne uygun olarak kayıt altına almaları gerekmektedir.
08.08.2025
Hazırlayan:
Av. Cevdet Emre Koçak